Die Digitalisierung des Reiseprozesses soll ermöglichen,
- Reiseanträge in einem elektronischen Workflow zu genehmigen und
- Reiseabrechnungen medienbruchfrei abzuwickeln.
Verbesserungen und Erleichterungen für Reisende und Genehmigende werden sich dadurch zeigen, dass
- sich Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten reduzieren,
- Daten nur einmal erfasst werden,
- Transparenz zunimmt und
- Prozesslaufzeiten schneller werden.
Handbuch und Schulungsunterlagen
Die Digitale Dienstreiseabrechnung startet!
Die Digitale Dienstreiseabrechnung startet zum 10. März 2025
Die neue Digitale Dienstreiseabrechnung erfolgt ab dem 10. März 2025 über den Personal-Online-Service der Universität Stuttgart.
Es ist soweit, wir gehen mit der Digitalen Dienstreiseabrechnung am 10. März 2025 live.
Ab dem 05. Mai 2025 ist die Digitale Dienstreiseabrechnung für alle Pflicht.
Damit ist der gesamte Prozess vom Dienstreiseantrag bis zur Dienstreiseabrechnung digital abgebildet im Personal-Online-Service der Universität Stuttgart.
Zur vollständigen Digitalisierung des Prozesses der Dienstreiseabrechnung, ist seit dem 13.01.2025 der Digitale Dienstreiseantrag verpflichtend einzureichen.
Als Reisende
- Erstellung und Bearbeitung eines neuen Dienstreiseantrags für sich selbst.
- Erstellung und Bearbeitung einer neuen Reisekostenabrechnung für sich selbst.
- Antragsstatus und Abrechnungsstatus ansehen.
Als Verwaltung
- Erstellung eines neuen Dienstreiseantrags für die Beschäftigten des Instituts.
- Anzeige einer Übersicht über die Dienstreiseanträge des Instituts.
- Die Finanzierung kann angepasst werden
- Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung von den Beschäftigten des Instituts.
Alternativworkflow beim Dienstreiseantrag für die Funktion Verwaltung
– zur besseren Einbindung – Freischaltung auf Anfrage
Mit dem Alternativworkflow kann die Funktion „Verwaltung“ besser in den Genehmigungprozess miteingebunden werden.
→ Möchten Sie dieses Vorgehen bei sich etablieren?
1) Wenden Sie sich hierzu an Personal-Online-Service Support der Universität Stuttgart, wir schalten Ihnen diesen Alternativworkflow frei.
2) Kommunizieren Sie dieses Vorgehen selbständig in Ihrem Bereich.
Als Vorgesetzte
- In „Alle Vorgänge anzeigen“ sehen Sie eine Vorgangsübersicht über alle Vorgänge, für die Sie momentan eine Aktion ausführen können.
- Freigabe des Dienstreiseantrags und der Reisekostenabrechnung im Workflow.
Wer nimmt nicht teil:
Gäste, Stipendiat*innen, Studierende können nicht auf das Personal-Online-System zugreifen und werden daher wie bisher papierbasiert abgerechnet.
Die ausgewählten Key-User*innen sind Ihre direkten Ansprechpersonen bzw. Multiplikatoren in Ihren Bereichen bzw. Instituten für Fragen zum Digitalen Dienstreiseantrags und zur Digitalen Reisekostenabrechnung.
Ausnahmeregelungen bestehen für folgende Gruppen:
- Gäste
- Doktoranden ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Stuttgart
- Stipendiaten
- Studierende ohne Hiwi-Vertrag
- Vortragende im Rahmen von Berufungen
- Externe Mitglieder von Berufungskommissionen
- Externe Mitberichter*innen bei Doktorprüfungen
- Lehrbeauftragte
- Gastvortragende
- Professor*innen im Ruhestand
- Mitglieder von Vertretungen und Beauftrage der Universität, die personell nicht der Vertretung oder dieser Organisationeinheit zugeordnet sind.
- Reisende mit allgemeiner Dienstreisegenehmigung (Dauergenehmigung) nach § 2 Landesreisekostengesetz.
Diese verwenden weiterhin den Antrag in Papierform.
Weiterführende Informationen dazu finden Sie im Handbuch Digitale Dienstreiseabrechnung.
Ziele
Das Projekt „Digitales Reisemanagement“ verfolgt das Ziel, die papierbehafteten Reiseprozesse zu digitalisieren. Dazu werden die Dienstreiseanträge und Anträge zur Reisekostenabrechnung in einen digitalen Workflow-Prozess überführt.
Die Umstellung der Dienstreiseanträge ist ein erster Schritt in eine Digitalisierung des Reisekosten-Managements.
Zeitleiste
Die Umsetzung der digitalen Reiseprozesse ist in mehrere Projektphasen unterteilt.
In der ersten Phase erfolgt die Umsetzung des digitalen Dienstreiseantrags. Nach dem Rollout an alle Beschäftigte der Universität Stuttgart erfolgt die Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung in einer zweiten Projektphase.
- Phase 1: Anträge QIS (2022/2023)
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- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Begleitend:
- Change-Kommunikation
- Abstimmungen mit Datenschutzstelle und Personalrat
- Phase 2 Abrechnung QIS + RKA (2024/2025)
-
- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Bereits ab Projektstart 6/2022:
- Einrichtung Dokumentenmanagementsystem (DMS)/ Belege/ Archivierung
- Phase 3 (2025)
-
- Technologie-Umstellung
- Weiterentwickungsarbeit mit der HIS
- Einrichtung einer Schnittstelle zu SAP
- Anbindung an weitere Schnittstellen
- Sicherstellen des stabilen Betriebs