Digitale Beschäftigtenprozesse

Die Digitalisierung der Beschäftigtenprozesse startet mit der Umsetzung der digitalen Hilfskraftverwaltung sowie die Antragsstellung der Lehrauftragsverwaltung.
Diese soll ermöglichen

• die Einstellung von Hilfskräften und die Antragsstellung der Lehrbeauftragten in einem elektronischen Workflow durchzuführen und
• eine digitale Hilfskraftakte aufzubauen.

Verbesserungen und Erleichterungen für die Fakultäten, Institute und Einrichtungen der Universität Stuttgart werden sich dadurch zeigen, dass

• sich Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten reduzieren,
• Daten nur einmal erfasst werden,
• Transparenz zunimmt und
• Prozesslaufzeiten schneller werden.

Nachdem die Testphase erfolgreich durchgeführt wurde, startet in Kürze der Rollout.
Vielen Dank an alle Kolleginnen und Kollegen in den Instituten, die bei den Tests unterstützt haben!

Durchgehendes Online Schulungsangebote für Antragstellende und Führungskräfte:
Schulungsdauer ca. 1 Stunde.
Die Schulungstermine werden den Key-Usern per Mail Mitte Mai mitgeteilt.

Jeder Antragstellende hat über die Projektseite Zugang zum Handbuch für die Digitale Hilfskraftverwaltung.  Mit dem Rollout erfolgt die Veröffentlichung und Bekanntmachung.

Der Rollout erfolgt Anfang Juni.

Vielen Dank an alle Kolleginnen und Kollegen in den Instituten, die zukünftig als Antragstellende und Genehmigende zur Verfügung stehen.

Bei der Analyse der Abläufe zur Lehrauftragverwaltung in den Instituten zeigte sich, dass die gelebten Prozesse nicht mit den Möglichkeiten des Systems übereinstimmen. Somit könnte derzeit keine Verbesserung für die Institute erzielt werden.

Deshalb sehen wir aktuell von der Umsetzung der Lehrauftragsverwaltung ab.

Die Abläufe zur Lehrauftragsverwaltung werden zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal auf Verbesserungsmöglichkeiten geprüft. 

Das Projekt "Digitale Beschäftigtenprozesse" verfolgt das Ziel, papierbasierte Beschäftigungsprozesse zu digitalisieren.
In der ersten Phase wird dazu die Einstellung von Hilfskräften und die Antragsstellung von Lehrbeauftragten in einen digitalen Workflow-Prozess überführt.

Als weiterer Baustein erfolgt die Vorbereitung der digitalen Personalaktenführung in der Hilfskraftverwaltung.

In der ersten Phase erfolgt die Umsetzung der digitalen Hilfskraftverwaltung und der Antragstellung der Lehrbeauftragten.
Nach dem Rollout werden weitere Beschäftigungsprozesse digitalisiert.