Projektkoordination

Die Projektkoordination ist zuständig für die effektive interne und externe Kommunikation, Organisation und Problemlösung im Rahmen eines Projekts, um dessen reibungslosen Ablauf und die Erreichung der Ziele zu gewährleisten.

Die Projektkoordination sorgt für die reibungslose Abwicklung und Abstimmung aller Projektaktivitäten, indem sie sicherstellt, dass Ressourcen effektiv eingesetzt, Termine eingehalten und alle Teammitglieder auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind. Sie ist verantwortlich für die Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern wie Projektteam und Universitätsgremien sowie Geldgeberin (Stiftung Innovation in der Hochschullehre), die Überwachung des Projektfortschritts und das zeitnahe Lösen von Problemen, um das erfolgreiche Erreichen der Projektziele zu unterstützen.

Einige der Maßnahmen für die interne Kommunikation, Organisation und Problemlösung sind:

• Vernetzungstreffen: zweimal im Jahr treffen sich alle Projektangehörigen zum Austausch
• Ein Steuerkreis für jede der Projektsäule plus ein Steuerkreis Videoproduktion: zweimal im Jahr treffen sich alle Angehörigen einer Projektsäule (Boost, Skills, Support) für einen Austausch zum Projektfortschritt in der Projektsäule.
• Lenkungskreis: zweimal im Jahr (oder bei Bedarf) treffen sich die Verantwortlichen der Projektsäulen Boost, Skills und Support, mit der Projektleitung und der Projektkoordination für eine Besprechung des Projektfortschritts sowie die Planung zukünftiger Schritte.
• Treffen der Angehörigen einer Maßnahme: diese werden meist dezentral organisiert, bei Bedarf oder aus besonderem Anlass werden sie von der Projektkoordination organisiert.
• Newsletter: In unregelmäßigen Abständen wird ein Newsletter zu Projektneuigkeiten und internen wie externen Terminen an alle Projektbeteiligten verschickt.
• Dokumentation des Projekts auf Confluence und auf einem Shared-Laufwerk
• Nutzung und Bereitstellung von JIRA als Projektmanagement-Tool für die Projektangehörigen von Boost
• Finanzverwaltung und Mittelabrufe
• Jährliche Sach- und Finanzberichte an die Stiftung Innovation in der Hochschullehre

Die erfolgreiche Kommunikation der Ergebnisse und Lessons-Learned des Projekts nach außen, das „Sichtbarmachen“, ist ein weiter Fokus der Projektkoordination, welcher mit fortschreitender Laufzeit des Projekts immer wichtiger wird. Das Ziel ist eine leichte Auffindbarkeit, eine große Nutzung und eine hohe Verbreitung der Materialien, welche als Open Educational Resources (OER) im Projekt digit@L erstellt wurden.

Zur externen Kommunikation gehört auch der Austausch mit anderen Einheiten und Projekten für mögliche Kooperationen und Inspiration.

Einige der Maßnahmen für die externe Kommunikation sind:

• Besuch von Konferenzen, Tagungen und Netzwerktreffen der Projektteilnehmenden oder/und der Projektkoordination, z.B. ILIAS-Konferenz 2023, TURN23 und 24, University:Future Festival 2023
• Präsentation des Projekts innerhalb und außerhalb der Universität Stuttgart z.B. in Gremiensitzungen oder am Tag der Lehre und des Lernens
• Webseite des Projekts
• Visuelle Darstellung der Maßnahmen durch Illustrationen von Jai Wanigesinghe
• Nutzung der Kommunikationskanäle der Universität für das Bewerben des Outputs des Projekts und der Veranstaltungen des Projekts (Workshopreihe „Fit in Ilias“, Veranstaltungsreihe „Die digit@Le Lehre stärken“)

Fotos von Max Kovalenko