AgileUS. Der Newsletter5| Transfer, Agilität für den Arbeitsplatz und weiteres: April 2024Bei agilen Methoden kommt es auf den Transfer an. Sie zu kennen verändert noch keine Arbeitsprozesse. Doch darauf zu warten, dass ein Kulturwandel die Organisation ergreift und alles verbessert, wird diesen nie eintreten lassen. Darum fängt jede Verbesserung bei einem selbst an. Den konkreten Transfer von Wissen und Forschungsergebnissen steuert Rubina Zern-Breuer mit ihrem Team vom Transfercenter mit agilen Methoden. User-Storys wären eine Formulierung, mit der sich auch Forschungsaufträge an unsere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler präzise ausdrücken lassen. Persönlichen Transfer darfst du leisten mit ein paar Tipps zu Agilität für den Arbeitsplatz. Außerdem findest du in diesem Newsletter Links zu nützlichem Material aus Lunch & Learn, Unterhaltungsstoff und Erkenntnisse aus den anderen Community-Veranstaltungen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Du hast Anregungen und Wünsche für den AgileUS-Newsletter? Welche Themen sollen rein, damit du ihn gerne liest? |
In dieser Ausgabe |
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Was bedeutet Agilität für dich? | 
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„Für mich ist Agilität mehr als ein Konzept – es ist eine Haltung, die mich dabei unterstützt, flexibel und offen für Veränderungen zu sein. Agiles Denken kann dazu ermutigen, proaktiv neue Wege zu finden und Probleme zu lösen. Es geht auch darum, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren und dabei kontinuierlich zu lernen und zu wachsen. |
Auch im Kontext von Innovation und Wissens- und Technologietransfer spielt Agilität eine entscheidende Rolle, um schnell auf neue Ideen, Technologien und Erkenntnisse zu reagieren und Innovationen zu fördern. Durch agile Methoden können wir Wissen und Technologie effektiv zwischen verschiedenen Bereichen oder Teams austauschen und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Innovation etablieren.“ Dr. Rubina Zern-Breuer leitet das Transfercenter Uni Stuttgart (TRACES). |
Glossar: User Story |
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Eine konkrete Formulierung von Anforderungen gelingt mit einer User Story. Diese „Erzählung“ der Anwenderinnen und Anwender nimmt die Perspektive derer ein, die später ein Produkt verwenden sollen. Muster-Formulierung: Bei agilen Frameworks können User Storys als Formulierungen von Aufgaben oder Prototyp-Funktionen eine Rolle spielen. |
Lab-Häppchen: Mach deine Arbeit fertig, bevor sie dich fertig macht! |
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Bei unseren Veranstaltungen sind immer wieder verschiedene Menschen dabei, die alle von ähnlichem berichten. In Verwaltungen herrscht ein Bullshit-Bingo der Bürokratie: monatelanges Warten, unübersichtliche Prozesse, ausbleibende Rückmeldungen, fehlende Verantwortlichkeiten, unklare Zuständigkeiten. Bei den Menschen führt das dann dazu, dass gute Ideen im Sand versickern, neue Prozesse gegen die Wand fahren und – das ist am schlimmsten – dass das Brennen für die Tätigkeit mit der Zeit erlischt. Sowohl für diejenigen, die gerne serviceorientiert arbeiten, als auch die, die auf die Dienstleistungen angewiesen sind, sind die konkreten Probleme bekannt. Wer sein Arbeitsgebiet kennt, bringt meist gute Ideen zur Verbesserung selbst mit. Wie kommen wir also von der Erkenntnis zur Besserung? 15 Prozent reichen ausAgilität fängt bei den Einzelnen an. Wer davon ausgeht, dass sie oder er ohnehin nichts verändern kann, hat schon verloren. Wer dagegen im Rahmen ihrer bzw. seiner Möglichkeiten anfängt, eine andere Haltung einzunehmen, Dinge anders zu machen, Kleinigkeiten zu verbessern, gewinnt nicht nur die kleinen Optimierungen. Indem du das Heft des Handelns selbst in die Hand nimmst, steigert sich dein Selbstbewusstsein, denn du kannst Bewegung schaffen und (Selbst-)Wirksamkeit erfahren. Die Wenigsten im Hochschulkontext betätigen im Schichtdienst in immer identischer Weise wie ein Roboter Dinge auf einem Fließband. Darum liegt ein Hebel für Verbesserungen darin, dass ein gewisser Anteil an der jeweiligen Arbeit selbstbestimmt ist. Etwa 15 Prozent deiner Inhalte und Zeit dürftest du sofort ohne fremde Hilfe oder Ressourcen anpassen können. Auf sie kannst du dich fokussieren, wenn du nicht länger auf Veränderungen von außen wartest. Darauf nimmt übrigens auch eine Methode aus Liberating Structures Bezug: „15% Solutions“. Beispiele aus dem VerwaltungskontextEinfache erprobte Beispiele aus dem Verwaltungskontext sind: |
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Das sind nur wenige Beispiele, die auch immer wieder in Zeit- und Selbst-Management oder Arbeitsorganisations-Kursen auftauchen. Sie umzusetzen bedeutet, Aufgaben schneller oder effektiver erledigen zu können. Nehmen wir aus dem Bereich des Aufgabenmanagements den Punkt: Erledige Aufgaben, bevor du neue beginnstUm dieses Thema verständlich zu machen, gehen wir etwas in die Abstraktion. Den Transfer auf deine konkreten Aufgaben darfst du selbst leisten. Angenommen, es stehen vier länger dauernde Aufgaben an, die etwa die gleiche Zeit bis zum Abschluss benötigen, sagen wir: jeweils einen Tag Arbeit. Ein Vorgehen wäre, sie durcheinander zu bearbeiten. Also beispielsweise würde man eine Stunde an der ersten Aufgabe schaffen. Dann käme ein Anruf, was denn die zweite Aufgabe mache, und man würde sich ein paar Minuten ihr zuwenden. Weil ein Meeting ansteht, wo zur dritten Aufgabe berichtet werden soll, folgt noch ein kurzes Werkeln an dieser. Der Tag verläuft so weiter. Das führt dazu, dass viel Zeit beim Switchen verloren geht. Ähnlich wie bei Unterbrechungen etwa durch Anfragen und Anrufe muss sich jeweils neu hineingedacht werden. Wären es pro Thema jeweils drei Minuten, um wieder „drin“ zu sein, heißt das, dass ein Vormittag mit vier verschiedenen Aufgaben nacheinander bereits 12 Minuten Verlustzeit bringt. Auf eine volle Woche mit fünf mal zwei Halbtagen gerechnet sind es zwei Stunden. Zwei Stunden pro Woche, in denen sich zwar nicht die Welt, aber doch die eigene Arbeitsorganisation etwas bewegen lässt. 
Nacheinander statt durcheinanderZur Zeitersparnis kommt die Zufriedenheit. Viele offene Aufgaben fühlen sich nicht gut an. Dauert es etwa gleich lange, bis alle Aufgaben erledigt sind, wenn sie jeweils häppchenweise bearbeitet werden, könnten sich beim Bearbeiten nacheinander manche viel früher abhaken lassen. Im Beispiel mit den vier Aufgaben mit der reinen Durchführungszeit von je einem Tag hieße es, dass statt nach drei oder mehr Tagen (75 Prozent) die erste Aufgabe schon nach etwa einem Tag (25 Prozent) fertig wäre. Wird direkt danach die zweite Aufgabe fokussiert bearbeitet, ist nach zwei Tagen schon die Hälfte der Arbeit fertig (statt nach über 80 Prozent der Zeit). Mit etwas Umorganisation im eigenen Arbeitsumfeld lässt sich also viel gewinnen:
Nun also bist du dran. Mach deine Arbeit fertig, bevor sie dich fertig macht! Was sind deine 15 Prozent?
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Läuft beim Läb | |
Eindrücke vom Besuch in der Schreinerei |
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Werkstatt, Arbeitsorganisation, Ideenfindung, Werkzeuge: In der Uni-Schreinerei finden wir diese Begriffe aus dem Agilitäts-Alltag wieder. Das Team gab im Rahmen des AgileUS-AUSflugs im März eine eindrucksvolle Führung durch ihre Werkstätten, berichtete von der Ausbildung, Kreativität beim Möbelbau und den immer neuen Herausforderungen. Wer nicht dabei sein konnte, kann den Besuch bei der Schreinerei in einer Reportage nacherleben. |
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Lab-Häppchen aus Lunch & Learn: Peer Learning und ProzessmanagementWas es mit „Peer Learning“ auf sich hat und ob es auch etwas für uns in der Verwaltung der Universität Stuttgart ist, erläuterte Honorarprofessor Joachim Niemeier aus dem Betriebswirtschaftlichen Institut beim Lunch & Learn Ende März. → „Peer Learning“: Nachbericht und Link zur Aufzeichnung Kochen und Prozessmanagement brachte beim Lunch & Learn Ende Februar Uni-Prozessmanager Philipp Robinson zusammen. Die Gemeinsamkeiten wie Planung und Organisation können alle in der Veranstaltungsaufzeichnung (offen im Internet) nachvollziehen. → Was Kochen und Prozessmanagement gemeinsam haben Neun Mal „Warum“ für den SinnMit „Liberating Structures“, einer Methodensammlung von über 33 Mikrostrukturen für aufgelockerte Meetings und Workshops, beschäftigen wir uns in der agilen Community an der Universität Stuttgart seit Februar in einigen Veranstaltungen. Die Sinn-Frage mit der Methode „9 Whys“ stellte sich unsere Liberating-Structures-User-Group bei unserem Ausprobier-Format „Kaffee & Keks“ in unserem Workshop-Raum im März.
Ein Sounding Board fürs LabMitte März traf im Senatssaal zum ersten Mal das Sounding Board des Agility Labs zusammen. Eingeladen hatte die zwölf Mitglieder aus Universitätsleitung, Verwaltung und Wissenschaft Projektleiter Alexander Brem. Idee der Einrichtung ist es, ein Gesprächs-Forum für den Austausch mit den Unterstützerinnen und Unterstützern des Agility Labs zu etablieren. → Ganze News zum Sounding Board lesen. Lab-Webseiten: Strategie, Zielgruppeneinstiege und verbesserte ÜbersichtenAuf unserer Agility-Lab-Website haben wir im März unsere Strategie, unsere Kommunikationsstrategie sowie Übersichten nach Zielgruppen ergänzt. Damit zielen wir auf mehr Transparenz und verbesserte Auffindbarkeit von Inhalten ab. Für noch mehr Übersichtlichkeit listen wir inzwischen unsere Veranstaltungs-Termine der Formate Lunch & Learn, Kaffeerunde, Kaffee & Keks und den AgileUS-AUSflug jeweils auf einzelnen Überblicksseiten. Dass wir die Inhalte jeweils nur einmal pflegen, machen dynamische Listen und Kategorien im Redaktionssystem OpenCms möglich. → Alle Änderungen auf den Lab-Webseiten Agil in der ARENA: Ausflug in die Design Factory |
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Bei einem weiteren AgileUS-AUSflug im Rahmen der neuen Community-Formate besuchten wir im Februar die Design Factory in der ARENA2036 in Vaihingen. Sie versteht sich als offene Learning-by-Doing-Plattform für Studierende, Industriepartner, Fachpersonal und weitere Interessierte. |
Veranstaltungen |
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Demnächst im Lab
Agil unterwegsDu hast eine Veranstaltung rund um Agilität im Hochschul- und Verwaltungskontext, die du gerne bewerben möchtest? Das Event findet in der Region Stuttgart oder online statt? |
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