AgileUS. Der Newsletter3 | Agilität und Kommunikation: Januar 2024Neujahrswünsche – viele E-Mails, Direktnachrichten und Postings beginnen zurzeit mit ihnen. Dann kommt direkt das „eigentliche“ Thema. Beziehungspflege ist wichtig. Kommunikation ist mehr als Informationsaustausch. Interessant ist, dass sich die Nur-Neujahrswunsch-Nachrichten auf das engste Umfeld begrenzen. Für die weiteren Kontakte gilt dann: Kommunikation ist nicht nur, sondern vor allem Informationsaustausch. Was Agilität und Kommunikation miteinander zu tun haben, ist Thema dieser Ausgabe. Seit Dezember ist Florian Krüger der neue Pressesprecher unserer Universität. Für diesen Newsletter schrieb er, was für ihn Agilität bedeutet. Im Glossar skizzieren wir das IBE-Modell, das eure Kommunikation boostern kann. Über das Verhältnis Agilität—Kommunikation reflektiert das Lab-Häppchen. Ein gutes neues Jahr und viel Spaß beim Lesen wünscht das Agility Lab Du hast Anregungen und Wünsche für den AgileUS-Newsletter? Welche Themen sollen rein, damit du ihn gerne liest? |
In dieser Ausgabe |
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Was bedeutet Agilität für dich? |
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„Agilität bedeutet für mich vor allem, flexibel auf neue Herausforderungen und auf Menschen und deren Bedürfnisse eingehen zu können. Gerade bei größeren Projekten hilft mir agiles Arbeiten dabei, nicht vor der Komplexität der Aufgabe zu kapitulieren, sondern einfach mit dem Naheliegenden anzufangen und bei Bedarf die Richtung zu ändern.“ |
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Dr. Florian Krüger ist seit Dezember Pressesprecher der Universität Stuttgart und Leiter der Stabsstelle Hochschulkommunikation. Zuvor leitete er die Kommunikationsabteilung der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. |
Glossar: IBE-Modell |
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Ausufernde Diskussionen, wenn du eigentlich nur eine kurze Info geben wolltest? Für den letzten Punkt auf der Tagesordnung bräuchtest du eine Entscheidung, aber die Zeit reicht jetzt nicht mehr? Mit der IBE-Logik lässt sich die Kommunikation gewichten. Aussagen und Themen erhalten die Rolle, die ihnen zusteht, indem du mitteilst, was du mit ihnen möchtest:
Damit hast du auch ein wichtiges Sortier-Kriterium: Entscheidung vor Beratung vor Information. In der (digitalen) Besprechungsvorlage gibt es dafür idealerweise eine Spalte, in der die Buchstaben und damit die Gewichtung des Themas für alle transparent eingetragen werden. Das IBE-Modell heißt auch IBE-Logik oder IBE-Prinzip. Es gibt auch die Abkürzung IED („D“ für „Diskussion“) für dasselbe Konzept. Egal, welche Bezeichnung darübersteht: Es hilft für die eigene Erwartungshaltung und auch in einem persönlichen Gespräch, klar zu machen, was man mit einer Aussage bezweckt. |
Lab-Häppchen: Kommunikation und Agilität |
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Lasst uns „Stille Post“ spielen. Zum Beispiel in einer Abteilung mit 15 Personen. Reihum wird ein Satz weitergeflüstert. Mit jedem Ohr verändert sich die Botschaft. Wer würde wetten, dass die Person am Ende denselben Satz sagt, den sich die Startperson ausdachte? Es ist sehr unwahrscheinlich. Das Kinderspiel zeigt, welche Auswirkungen Ausdruck und Verstehen aufs Weitergeben von Informationen haben. Auch der Alltag in Organisationen wie einer Universität zeigt: Läuft der Kommunikationsweg über bereits nur eine weitere Person, kann dies die Ursprungs-Aussage abändern oder verfälschen. Agile Organisations-Strukturen haben dem klassischen hierarchischen Organisations-Aufbau gegenüber deshalb einen großen Vorteil. Statt Fragen, Ideen, Informationen über den klassischen Dienstweg von unten nach oben und von oben nach unten laufen zu lassen, sprechen die Personen unterschiedlicher Ebenen direkt miteinander. Die Referentin von Abteilung A fragt direkt den Sachbearbeiter in Abteilung B. Der Entwickler aus Team C spricht mit der Leiterin der Stabsstelle D. 
Agile Raumkonzepte fördern KommunikationAgile Raumkonzepte im Rahmen von New Work sollen die informelle Kommunikation mit sozialen Begegnungs-Möglichkeiten fördern. Der berühmte Plausch an der Kaffeemaschine erfüllt dabei mindestens drei Funktionen: Austausch von Neuigkeiten („Flurfunk“), soziale Interaktion, Inspiration. Alle drei können für die Arbeit relevant sein.
Kommunikation schafft TransparenzEin zentraler Wert des agilen Mindsets ist Transparenz. Die lässt sich nur mit Kommunikation herstellen. Es reicht nicht aus, Kanban-Boards hinter verschlossenen Türen aufzuhängen oder die Visionen ins Protokoll zu schreiben. |
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Für Agilistinnen und Agilisten gilt:
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Es ist nicht schlimm, wenn Ziele nicht oder nicht vollständig erreicht werden. Nur, indem man es benennt und darüber spricht, lässt sich das Vorgehen verbessern. Indem ich etwas kommuniziere, schaffe ich auch Klarheit für mich selbst. Kommunikation über Vorhaben, Dauer und Ziele hilft auch den Stakeholdern, die auf Lösungen warten. Transparenz ermöglicht bessere Planbarkeit. Auftraggebende wissen, woran sie sind und können sich bereits vor einer Ergebnis-Präsentation einstellen, was sie zu erwarten haben. Damit lässt sich außerdem eine Vertrauensbasis aufbauen. Agile Frameworks bauen auf KommunikationSämtliche agile Frameworks gliedern ihre Zyklen anhand von Meetings. Am Ende steht ein Produkt oder eine Weiterentwicklung. Wesentlich fürs Weiterkommen sind die Besprechungen. Das fängt in den „Plannings“ an. Unterschiedliche Beteiligte treffen sich und vereinbaren gemeinsam beim Planen und Definieren einen Endzustand. Tägliche und wöchentliche Gespräche ermöglichen, in dieselbe Richtung zu gehen. Am Ende jedes Zyklus gibt es Gespräche zum Arbeits-Ergebnis und über die Zusammenarbeit. Wesentlich bei diesen Kommunikations-Terminen ist, dass sie sowohl diejenigen beteiligen, die von Ergebnissen unmittelbar betroffen sind, als auch die, die auf die Ergebnisse einwirken werden. Beim Aushandeln von Zielen sind Entwicklerinnen und Entwickler dabei. Wenn das Team ein Produkt vorstellt, richtet es sich an die Stakeholder. Stakeholder stellen Fragen und geben Rückmeldungen direkt an die Entwickelnden. Die stützenden Rollen in den Frameworks – etwa Scrum Master, OKR Coach, Product Owner – erfordern entsprechende Kommunikations-Kompetenzen. Wer agil Teams coacht ist z. B. je nach Situation Formulierungsexpertin, Lehrer, Mediatorin, Moderator, Verhandlerin, Zuhörer. Vieles davon lässt sich lernen. Die Bereitschaft zur Kommunikation ist bei Agilität in jedem Fall Voraussetzung. Text: Ulrich Fries |
Läuft beim Läb |
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Workshop-Raum für Uni-Mitglieder buchbar |
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Schon länger öffnet das Agility Lab seinen Workshop-Raum anderen Abteilungen der Uni. Jetzt haben wir die Daten zum Raum zugänglich gemacht und für Buchungsanfragen ein Formular eingerichtet. Unser Workshop-Raum hat zwei große Fenster (Osten und Süden), ist über vier Meter hoch, mit agilen Sitzmöbeln und Workshop-Material ausgestattet. Besprechungen in lockerer Atmosphäre mit etwa zwölf Personen sind hier gut möglich. |
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