AgileUS. Der NewsletterZweite Ausgabe: Dezember 2023Tannenzweige, Kerzen, Plätzchen. Das ist Adventszeit? Für den Advent gibt es eindeutige Symbole. Bei Agilität ist es etwas anders. Für manche ist schon ein tägliches Treffen Agilität. Andere probieren agile Methoden aus und warten auf den verheißenen höheren Cashflow. Wieder andere leben längst Agilität, ohne je den Begriff gehört zu haben. Auf der Suche nach einem Verständnis von Agilität gibt uns in dieser Ausgabe Silvia Meyer, die Beauftragte für Chancengleichheit, eine Antwort – und regt mit Fragen zum Weiterdenken an. Im Glossar stellen wir die Stacey-Matrix vor. Bei Läuft im Lab berichten wir diesmal auch aus der Landesverwaltung und aus spannenden Lunch-&-Learn-Impulsen. Den Abschluss bildet unsere Veranstaltungsliste. Wir freuen uns, dich vielleicht noch beim Lunch & Learn im Dezember begrüßen zu dürfen und auf ein Wiedersehen im neuen Jahr. Eine gute Adventszeit und viel Spaß beim Lesen wünscht das Agility Lab Du hast Anregungen und Wünsche für den AgileUS-Newsletter? Was soll rein, damit du ihn gerne liest? |
In dieser Ausgabe |
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Was bedeutet Agilität für dich? |
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„Was ist für mich Agilität? Für mich ist Agilität, einfach mal machen, neue Möglichkeiten zu testen wie z. B. bei der Einführung von Evermood, wofür es ein agiles Projektmanagement brauchte. Aber das geht nicht in Dauerschleife. Für mich braucht es auch Beständigkeit bzw. Routinen. Ich frage mich: Braucht es immer und überall Agilität? Was bedeutet es für jene, welche im Hamsterrad der eigenen Aufgaben stecken und keine Zeit für neue Wege finden? Denn Agilität heißt auch Freiraum dafür zu schaffen.“ |
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Silvia Meyer ist Beauftragte für Chancengleichheit seit 2020. Sie ist zuständig für alle Beschäftigten des wissenschaftsstützenden Bereichs. Evermood führte sie während der Corona-Zeit als anonyme Beratungsplattform ein, die alle Angebote für Studierende und Beschäftigte bündelt. |
Glossar: Stacey-Matrix |
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Die Stacey-Matrix entstand, um Entscheidungen in komplexen Situationen in Organisationen zu ermöglichen. Benannt ist sie nach dem Erfinder, dem Organisationstheoretiker Ralph Douglas Stacey. Aus seiner Vorlager entstand mit der Zeit eine Matrix, mit der wir Projektmangement-Ansätze bzw. Frameworks wählen können.
Mit agilen Frameworks wie OKR oder Scrum lassen sich Herausforderungen angehen, die komplex sind. Es hilft, das Anstehende portioniert anzugehen: Insbesondere, wenn unklar ist, was technologisch auf die Organisation zukommt. Oder wenn sicht sichtbar ist, wie viele Ressourcen benötigt werden. Die ERP-Modernisierung ist ein solches komplexes Projekt. → Mehr zur Stacey-Matrix [externer Link] |
Lab-Häppchen: Time Keeping |
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Agilität und Planlosigkeit verstehen sich nicht so gut miteinander. Nicht alles soll agil und damit spontan stattfinden. Agile Frameworks bieten eine Stütze, um auf neue Anforderungen agil reagieren zu können. Die zeitlichen Rahmen sind dabei fest und auf Effizienz getrimmt. Insbesondere Meetings sind für alle Beteiligten wertvolle Zeit, die genau im Blick behalten werden sollte. Drei Tipps, um Laberrunden zu vermeiden: 1. Zielsetzung und Agenda mitbringenEin Meeting ohne Ziele ist verzichtbar. Legt daher vorher fest, wofür ihr euer Treffen braucht. Sammelt die Besprechungspunkte bereits vor dem Treffen und macht sie allen zugänglich. Teilt den Beteiligten mit, worum es gehen wird. Und vereinbart eine Dauer, die ihr einhalten werdet. 2. Räume schaffenWann immer Menschen aufeinandertreffen, bringen sie ihre eigenen Stimmungen und Gefühle mit. Gibst du Persönlichem Zeit und Raum, wird die fachliche Zusammenarbeit fokussiert. 3. Zeit messen |
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Wer ein Meeting ansetzt, hat die Aufgabe, dass auch die angesetzte Zeit eingehalten wird. Dazu gehört es, pünktlich anzufangen und pünktlich aufzuhören. Das klingt selbstverständlich; leider wird es oft ignoriert. Schaut auf die Uhr oder stellt Timer bzw. Wecker. Idealerweise ist ein längeres Meeting so unterteilt, dass ihr grob wisst, welcher Bestandteil wieviel Zeit einnehmen darf. Plant gegen Ende Puffer ein, wenn ihr unsicher mit eurer Schätzung seid. Damit sich eine Person aufs Moderieren konzentrieren kann, bietet sich an, dass eine zweite Person die Zeit im Blick behält. |
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→ Tipp: Ein Küchenwecker lässt sich schnell aufziehen und ist unerbärmlich beim Zeitmessen. Für Meetings gibt es z. B. den Time Timer mit roter Markierung und angenehmerem Piepton. Allerdings zahlt man bei ihm die Marke mit. In seiner App-Version ist der Zeitmesser kostenlos. |
Läuft beim Läb |
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Vernetzung in der LandesverwaltungEin gemeinsamer Workshop mit Referentinnen und Referenten aus der Landesverwaltung, initiiert von der Führungsakademie, zeigte uns, wo Gemeinsamkeiten und Unterschiede sind. Ob Polizeipräsidium Karlsruhe oder BitBW, ob Wissenschafts- oder Wirtschaftsministerium: Eine agile oder agilere Verwaltung wünschen sich viele Behörden. Im Workshop selbst arbeiteten wir zusammen Möglichkeiten heraus. Für zukünftige Synergien wollen wir das Netzwerk weiter nutzen. Impulse in die Uni hinein, z. B. bei den AgileUS-Formaten wie Lunch & Learn, denken wir an. Gesundes SitzenEine agile Organisation kümmert sich um die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden. Deshalb zeigte uns Marion Specht vom Betrieblichen Gesundheitsmanagement bei Lunch & Learn, welche gesundheitlichen Risiken das lange Sitzen am Arbeitsplatz in der Freizeit mit sich bringt. Sie erklärte, wie ihr richtig sitzt und was ihr beim Einrichten eures Platzes beachten könnt. F13 – die Verwaltungs-KI von THE LÄNDKünstliche Intelligenz als Arbeitshilfe setzt unser Bundesland bereits als Pilotprojekt ein. Eva Sonnenmoser, Alumna der Uni Stuttgart und nun Referentin im InnoLab_bw, gab bei Lunch & Learn Einblicke in die Funktionen des Sprachmodells F13. Die Software des badischen Start-Ups Aleph Alpha kann – datensicher auf Landesservern – Dokumente linear oder thematisch sortiert zusammenfassen. Außerdem durchforstet es Wissensdatenbanken. Indem F13 diese nicht-kreativen Arbeiten übernimmt, sparen die Verwaltungsbeschäftigten wertvolle Zeit für anderes. Workshop-BetreuungMartin und Uli waren am Nikolaustag in Braunschweig, um dem SFB TRR SynTrac aus der Luftfahrt-Forschung einen Einführungsworkshop zu geben. Rund 40 Forschende aus Stuttgart, Braunschweig und Hannover beteiligten sich. Sie beschäftigten sich mit ihren Identitäten als Promovierende und Principal Researchers und erarbeiteten ihre individuellen Ziele für die Projekt-Laufzeit. In einem Open-Space-Format planten sie ihre künftigen Regeltermine so, dass sie ihr Bedürfnis als Projektbeteiligte berücksichtigen können. |
Veranstaltungen |
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Demnächst im Lab
Agil unterwegsDu hast eine Veranstaltung rund um Agilität im Hochschul- und Verwaltungskontext, die du gerne bewerben möchtest? Das Event findet in der Region Stuttgart oder online statt? |
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