Lab-Häppchen: Reflexion in agilen Teams

Ja, herzlich willkommen zu meinem Vortrag im Rahmen von Lern und Lern mit dem Titel: Reflexion als Schlüssel zur Agilität in der Verwaltung.
Und ich habe verschiedene Anlässe für diesen Vortrag. Zum einen, als ich eben über ein neues Lunch-and-Learn-Thema nachgedacht habe, habe ich diese Zeitschrift eben in die Hände bekommen, die Zeitschrift Organisationsentwicklung, die sich mit dem Thema, Schwerpunktthema Reflexion beschäftigt und eben gerade gezeigt hat, was gibt es für Gelegenheiten, Räume, Methoden für Reflexion und ja, ich freue mich, dass ich dort auch selber einen kleinen Beitrag zu einer amerikanischen Organisationspsychologin platzieren konnte, Amy Edmondson, und anhand ihrer Biografie konnte ich auch sehr schön zeigen, wie eben fast ein Scheitern ihrer Dissertation ganz am Anfang ihrer Karriere eben zu einem systematischen Nachdenken geführt hat und sie eben dann durch die Fehleranalyse ein großartiges Thema für sich gefunden hat. Und zwar, wie lernen Teams aus Fehlern und wie entstehen dadurch High-Performing-Teams? 

Genau. Und zunächst mal eine kurze Begriffsklärung. Also Reflexion ist ein geplantes systematisches Nachdenken über die eigenen Wahrnehmungen, Haltungen, Handlungen sowie den Kontext, in dem das Handeln stattfindet. Und das kann auf den Ebenen Organisation stattfinden, eben zum Beispiel durch eine Kulturanalyse, Mitarbeiterbefeierungen. Also wir werden sozusagen als Organisation gespiegelt und können dann lernen. In den Ebenen auch des Individuums, zum Beispiel, dass wir unsere individuelle Jahresretrospektive auch im Experimentierlabor schon gemacht haben oder auch im Agile-Day-Programm haben wir Lerntagebücher. Auch das ist eben so eine Reflexion. Im agilen Arbeiten beziehen wir uns sehr stark häufig auf die Team-Ebene und da möchte ich im Folgenden auch den Schwerpunkt drauflegen.
Wenn wir agile Frameworks anwenden, wie eben Objectives und Key Results oder auch Scrum, haben wir einen iterativen Arbeitsprozess. Und dieser iterative Arbeitsprozess, der begünstigt sehr stark eben auch diese Reflexionen. Wir beginnen mit einem Planning und wir denken dann eben alle jeden Tag in Dailys, jede Woche oder zumindest alle zwei Wochen in Check-Ins nochmal systematisch auch darüber nach, sind wir auf dem richtigen Weg?, wie steht es mit den Zielen, die wir eben erreichen wollen bis zum nächsten Ende des Sprints? Und wir haben dann eben am Ende sogar aufgeteilt in inhaltliche Reflexion über die Zielerreichung und dann über die Zusammenarbeit zwei Abschlussmeetings von jedem Zyklus.

Zudem ist eben Reflexion neben der Selbstorganisation ein zentrales Prinzip. Es ist die Frage, wie viele von uns tatsächlich wirklich in solchen Zyklen arbeiten. Das ist eins unserer Ziele natürlich auch als Agility Lab, solche Teams eben zu unterstützen, agile Frameworks einzuführen. Wir haben ein paar OKR Teams, die eben damit arbeiten und das sind Piloten und ich denke, dass auch in den nächsten Monaten oder Jahren eben einige weitere dazukommen werden.
Es wird aber wahrscheinlich eher nicht die vorherrschende Arbeitsmethode jetzt eben in der gesamten Verwaltung der Uni sein, dass wir wirklich alle iterativ dann arbeiten. Die Frage ist, was können wir dann trotzdem lernen? Und ich möchte heute eben zeigen, dass wir jetzt auch in den letzten Jahren, als Agility Lab, eine ganze Menge auch Angebote eben erarbeitet haben für Reflexionsprozesse. Zunächst mal braucht es für Reflexion auch immer einen Raum. Und ich möchte eben sagen, dass wir uns freuen, dass eben gerade auch unser Workshop-Raum zunehmend gebucht und angenommen wird, um hier als Team zusammenzukommen, um vielleicht auch mal ganz entspannt und in einer lockeren Atmosphäre zu reflektieren und dass es eben vielleicht teilweise zu wenig schöne Räume gibt, zu wenig schöne Kaffeeküchen.

Ja, denn agile Organisationen, die planen sowas durchaus systematisch. Man weiß nie, wer eben sich jetzt in der Kaffeeküche oder auf schönen Gängen oder wie auch immer begegnet, aber die Gelegenheit dafür, das versuchen agile Organisationen eben systematischer zu schaffen als wir es im Moment tun. Es wird auch natürlich bei uns was getan, aber wir sind auf dem Weg. Aber es ist eben an einigen Orten noch was zu tun. Wie kann man reflektieren? Hier ein Beispiel, wie ich das mit einer Gruppe im Rahmen eines Teamworkshops gemacht habe, zum Beispiel mit Lego Serious Play, dass man sich wirklich über die Zukunft Gedanken macht, die Zukunft der Dienststelle 2030 war das in dem Fall.
Durch so eine Kreativmethode werden natürlich auch so die Denkprozesse angewägt und beziehungsweise es geht über diese Denkprozesse hinaus, also in einer ganz lockeren Art. Und gleichzeitig gibt es eben zu dem eigentlichen Thema, also dieser Vision 2030 auch noch eben eine Meta-Ebene. Also man kann zum Beispiel fragen, welchen Beitrag hat eigentlich jetzt jedes Teammitglied geleistet und manchmal oder auch häufiger koaliert es dann durchaus auch mit den tatsächlichen Team. Man kann dann eben über diese Zusammenarbeit reflektieren. 

Eine andere Möglichkeit ist eben zum Beispiel sich auch mal über seine eigenen Meeting-Strukturen Gedanken zu machen systematisch. Und ich denke, wir alle kennen schlechte Meetings. Und das ist etwas, was ich eben im Rahmen meiner HR-Coach-Ausbildung eben hier auch mit der Übungsgruppe ausprobiert habe, dass man eben diese Liberating Structure anwendet und fragt, wie sollten wir Meetings in unseren Dienststellen gestalten, damit die Zusammenarbeit möglichst ineefizient wird. Da fallen uns sofort Sachen ein, was schreckliches auch passieren kann, was eben durchaus schon mal war und daraus, das haben dann auch viele der Teilnehmer gesagt, ja, daraus lässt sich super dann auch eine gewisse Struktur ableiten und eben Es ist eine Möglichkeit, auch schon zu Beginn oder in der Mitte eines Projektes darüber nachzudenken, was läuft eigentlich vielleicht auch bei uns gerade nicht so gut in unseren Meetings. Wie können wir besser werden? Und das eben ganz ohne, dass man jetzt so wirklich ein komplettes Framework nutzt sondern eben in dem Fall waren es 20 Minuten Zweiteinsatz. 

Ebenfalls ganz niederschwellig, Reflexion ist auch Check-in, Check-out Fragen, dass wir uns zu Beginn des Meetings über Herausforderungen, Highlights, das Freuen in der Woche, auf was wir uns freuen oder auch schöne Erlebnisse Gedanken machen. Zunächst mal geht es darum, dass wir uns fokussieren auf das Meeting im Anschluss, Also dass man erstmal einen Raum bietet für bestimmte Themen, für das, was man eben aus der Arbeit mitbringt, noch aus dem Wochenende und dass wir dann nachher eben fokussierter arbeiten können. gegenseitiges Wortes kennenlernen. Es geht auch hier um Vertrauen. Dann schließe ich aber zum Beispiel auch eben diese Reflexion, was einfach uns als Team ausmacht. Auch aus allen diesen Fragen kann man das erauslesen, aber zum Beispiel auch aus so einer Frage, was sind eigentlich typisch wir, unser Team mit vier Worten eben beschrieben. Besonders stark haben wir natürlich dieses Thema der Retrospektiven in den letzten Jahren betrachtet und auch immer mal wieder im Experimentierlabor diskutiert und durchgeführt. Also dass man sich, dass man eben systematisch nachdenkt und spricht über die Zusammenarbeit. Und hier haben wir verschiedene eben auch Strukturen und Punkte, wie man der Reihe nach vorgeht, dass man eben in Warnschaft eben auch für diesen Reflexionsraum Daten sammelt. Was waren eigentlich die wichtigen Ereignisse in den letzten Wochen oder Monaten. Wer erkennt sie, gewinnt Entscheidungen dann eben auch ableitet, was wollen wir denn in Zukunft besser machen. 

Und es gibt verschiedene Arten von Retospektiven und wir haben also jetzt gerade auch bei uns in der Bibliothek eben dieses Buch Agile Meetings und Workshops, das wir sehr gerne verleihen, wo man auch sich Anregungen holen kann und natürlich unterstützen wir euch, wenn ihr da Interesse habt, auch sehr gerne dabei, Retospektiven eben auch durchzuführen, weil es auch immer gut ist, wenn eben eine externe Person das moderiert und sozusagen diesen Reflexionsraum damit eröffnet. Ich möchte jetzt auf ein paar verschiedene Retrospektiven eingehen, ganz kurz. Also zum Beispiel kann man sagen, gibt es einen Heißlaufballon und man soll in der Veto durchaus auch immer die positiven Sachen sehen, also was lässt uns wirklich steigen, wo sind wir gut, weil es sind häufig ganz viele Sachen, aber auch was hält uns eben unten und wo können wir und müssen wir mehr einsetzen, dann wird man noch höher steigen.
Und ganz ähnlich ist eben die Start-Stop und Continue-Risospektive, sicher die bekannteste, dass wir eben bestimmte Sachen herausarbeiten, dass wir bestimmte Sachen jetzt neu anfangen wollen, Also ich gehe jetzt nicht tief auf diese Respektive ein, sondern möchte ein bisschen Überblick geben, wo wir reflektieren. Was vielleicht auch noch man sich denken kann, dass man Prozessrespektive zu Abstimmungsprozessen macht, Und sich einfach mal ein Prozess, zum Beispiel auch wie ein Jahresabschluss in Finanzen, ein dienstweise Abweichungsprozess, sich überlegt und sagt, wo sind denn die einzelnen Schnittstellen und wie ist die Kommunikation, wo kommt es denn auch in diesen Prozessen manchmal vielleicht zu Fehlern und führt eben dann zu Verzögerungen. 

Genau, das waren jetzt sozusagen diese Retospektiven und ich möchte jetzt noch einen Überblicksansatz bringen zum Abschluss und zwar den Spotify Squad Health Check, also so eine Team-Reflexions-Methode, wo man das auch mit vielen Teams machen kann, gerade wenn man dann eben agile Ansätze skalieren will in der Organisation. Ja, bei dieser Methode bekommen die Teams Karten. Eben, also ist es zum Beispiel ein geeigneter Arbeitsprozess und das Team diskutiert dann darüber und bewertet es und sagt, ist der Bereich für uns in Ordnung, es gibt Probleme, aber es ist keine Krise, es passt insgesamt oder haben wir schwerwiegende Probleme. Und eben anhand der verschiedenen Karten ergibt sich dann insgesamt ein Bild, das eben dem Team dann helfen soll, selber Erkenntnisse zu gewinnen, auch in Abstimmung eben zum Beispiel mit den Agile Coaches oder auch dem Management, woran man eben arbeiten kann.
Hier haben wir noch ein paar mehr Beispiele eben für solche Karten, also die Teamwork, dann aber auch die Frage, wie ist die Unterstützung, wie ist unsere Geschwindigkeit, wie ist die Mission, wie ist das gemeinsame Lernen. Und man sieht daran, also es ist ja auch gar nicht alles im Verantwortungsbereich des Teams. Also wir fragen auch, ja, wie ist die Unterstützung, die wir als Team bekommen?
Es ist jetzt keine Bewertung, es muss alles irgendwie grün werden, sondern es geht darum, dass man wirklich ganz offen darüber spricht, wie geht es uns in bestimmten Bereichen. Wenn wir das mit vielen Teams machen, dann hat eben zum Beispiel ein Agile Coach oder eine Einheit wie zum Beispiel das Agility Lab, hätte ich jetzt hier eben die Möglichkeit zu schauen im Bereich Teamwork oder Unterstützung. Da ist ein Team gut und ein paar sind so in der Mitte. Einzelne sind auch schlecht. Also haben da gewisse Probleme, denen geht es in dem Bereich nicht so gut. Und wie können wir eben dort helfen? 
Aber es ist eben immer, ganz klar darf es keine Bewertung sein, sondern es ist eben ein Ansatz, um gemeinsam zu lernen, um Unterstützung zu bekommen. Und daran macht sich dann eben auch ganz klar fest, wie man diesen Health Check verwendet. Also eventuell kommt dann eben jetzt auch nur das Team. Wir haben das eben mit den jeweiligen Personen, die das moderieren, den Workshop. Man kann es eben dann Richtung Agile Coaches öffnen oder auch dem Management. Es kann aber auch sein, dass man sagt, durchaus die Teams können unt ist eben nicht das Team jetzt das unbedingt Beste, dass bei dem alles grün ist.

Es geht ja auch immer um eine Selbsteinschätzung, sondern es geht wirklich darum, eben gemeinsam zu schauen, wie kann man auch voneinander lernen. Ja, genau. Also deswegen nochmal zusammengefasst beim Spotify Squad Health Check. Squad steht hier für Team. Das ist so ein Begriff von denen. Wir haben eben, es geht um die Verbesserung, nicht um Bewertung. Es geht eben nicht um Vergleiche, sondern um Unterstützung. Es ist eine persönliche Kommunikation. Wir sind in einem Workshop. Wir machen also nicht einfach eine Befragung, sondern es geht eben darum, dass wir gemeinsam auch verstehen, warum sind wir in einzelnen Bereichen, haben wir da besondere Probleme und wo läuft es besonders gut. Und das ist eben echt eins einfach zum Visualisieren. Ja, jetzt abschließend möchte ich nochmal darauf eingehen, dass wir eben diesen iterativen Prozess haben in Teams, die wirklich mit Frameworks arbeiten, eben eine Review und eine Reto, dass wir das häufig nicht haben, aber dass wir eben trotzdem in, denke ich, allen Teams, auch eben in Teams, die zum Beispiel jetzt den Kern der Verwaltung abbilden, also Finanzen, Steuern, Personal, dass eben dort schon auch die Möglichkeit besteht, solche Retos einzusetzen, auch wenn wir eben auch längerfristig wahrscheinlich nicht mit solchen Frameworks arbeiten werden. 

Das möchte ich natürlich jetzt auch mal noch zur Diskussion stellen, wie es bei euch eben mit dem Thema Reflexion aussieht und was ihr euch vielleicht auch wünscht, was ihr euch vorstellen könnt. Erstmal vielen Dank und ich freue mich jetzt auf die Diskussion.